Komunikat w sprawie dokumentacji pracowniczej zgromadzonej przez Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Trakt św. Wojciecha 57b.
Archiwum Państwowe w Gdańsku informuje, że w związku z wykreślaniem firmy przechowalniczej Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Trakt św. Wojciecha 57b z ewidencji przechowawców dokumentacji pracowniczej oraz postanowieniem Sądu Rejonowego w Gdańsku z dnia 26 marca 2021, stwierdzającego brak środków na dalsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej zgromadzonej przez ww. firmę, w dniu 13 kwietnia 2021 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazał Archiwum Państwowe w Gdańsku jako właściwe do przejęcia akt zgromadzonych przez ww. firmę przechowalniczą.
Zbiór obejmuje dokumentację ok. 200 zakładów pracy i liczy ponad 2 kilometry bieżące akt.
Przez ostatnich kilka lat dokumenty były przechowywane w pomieszczeniach piwnicznych. W wyniku częstego przenoszenia i niewłaściwych warunków przechowywania dokumentacja uległa wymieszaniu, zawilgoceniu i zagrzybieniu.
W związku z zawiadomieniem likwidatora ww. firmy przechowalniczej z 6 maja 2021 o braku środków na transport i odkażanie dokumentacji Archiwum Państwowe w Gdańsku wystąpiło do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zabezpieczenie środków na ten cel i w czerwcu 2021 je otrzymało.
W wyniku postępowań przetargowych w październiku 2021 Archiwum Państwowe w Gdańsku wyłoniło specjalistyczną firmę, która zajmie się zabezpieczeniem konserwatorskim akt. W listopadzie 2021 r. akta zostały spakowane i przewiezione do miejsca, w którym zostaną oczyszczone i poddane dezynfekcji.
Archiwum Państwowe w Gdańsku przystąpiło także do prac remontowo - budowalnych mających na celu powiększenie powierzchni magazynowych.
Po zakończeniu remontu i dostarczeniu odkażonej dokumentacji do Archiwum Państwowego w Gdańsku, dokumentacja będzie porządkowana i rozmieszczana w magazynach. Zostanie także dokonana ocena kompletności dokumentacji.
Podania o wydanie poświadczonych kopii lub odpisów dokumentów dotyczących zatrudnienia będzie można składać w momencie dostarczenia akt do magazynów Archiwum Państwowego w Gdańsku. Planowany termin to drugi kwartał 2022 r.
Informujemy także, że do tej pory nie udało się odnaleźć ewidencji dokumentacji, w tym spisów akt osobowych, bez których nie jest możliwe odnalezienie akt poszczególnych pracowników. Czas potrzebny na sporządzenie nowej ewidencji dokumentacji ok. 200 zakładów pracy może wynieść kilkanaście i więcej miesięcy.
Zdajemy sobie sprawę z niedogodności związanych z obecną sytuacją i zapewniamy, że dokładamy wielu starań, aby dokumentacja mogła zostać udostępniona jak najszybciej.
O terminie udostępnienia akt będziemy informować m.in. na naszej stronie internetowej.
W celu przyśpieszenia udostępniania ww. dokumentacji Archiwum Państwowe w Gdańsku zwraca się do likwidatorów i syndyków zakładów pracy, którzy przekazali dokumentację pracowniczą na przechowanie Przedsiębiorstwu Specjalistycznemu „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku o informację, czy posiadają ewidencje / spisy zdawczo – odbiorcze przekazanej dokumentacji (adres do korespondencji: Archiwum Państwowe w Gdańsku, ul. Wałowa 5, 80-858 Gdańsk, e-mail: apgda@gdansk.ap.gov.pl).
Na fotografii jedno z miejsc składowania dokumentacji pracowniczej przez byłą firmę przechowalniczą Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. w Gdańsku, listy płac zainfekowane grzybami, fot. B. Chojnicki
