Realizowane zadania
Do najważniejszych zadań Oddziału należy:
- ustalanie jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego
- nadzór nad prawidłowym gromadzeniem, przechowywaniem oraz ewidencjonowaniem i odpowiednim zabezpieczeniem materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych
- rozpatrywanie wniosków o wyrażenie zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął
- prowadzenie ewidencji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzących materiały archiwalne
- uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych
- współdziałanie z podmiotami ze sfery niepaństwowego zasobu archiwalnego
Nadzorem Archiwum Państwowego w Gdańsku objęte są jednostki organizacyjne, funkcjonujące na terenie województwa pomorskiego:
- miasta na prawach powiatu: Gdańsk, Gdynia i Sopot,
- powiaty: gdański, kartuski, kościerski, kwidzyński, malborski, nowodworski, pucki, starogardzki, sztumski, tczewski i wejherowski;
na terenie województwa warmińsko-mazurskiego:
- miasto na prawach powiatu Elbląg,
- powiaty: braniewski i elbląski,
- gminy Kisielice i Susz w powiecie iławskim,
- gmina Orneta w powiecie lidzbarskim.
Pracę Oddziału regulują następujące akty prawne:
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 164)
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. (Dz.U. z 2019 r. poz. 246)
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. (Dz.U. poz. 1733 z 2015 r.)
- Zarządzenia i decyzje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
- Resortowe akty prawne (podające podstawę postępowania z dokumentacją specjalistyczną np. budowlaną, medyczną itp.).
Uprzejmie informujemy, że na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w zakładce „Poznaj - dla instytucji i firm” zamieszczono materiał pomocniczy przy opracowywaniu jednolitych rzeczowych wykazów akt dla:
- szkół (placówek oświatowych)
- przedszkoli
- powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego
- bibliotek
- powiatowych inspektoratów weterynarii
- ośrodków pomocy społecznej
- jednostek prowadzących administracyjną i ekonomiczną obsługę placówek oświatowych
- centrów pomocy rodzinie
- powiatowych urzędów pracy
Zamieszczona przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w wyżej wymienionych podmiotach ujęta została w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, opracowanych przez Zespół pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
