Załatwianie spraw

 

Osoby prywatne i instytucje mogą zwracać się pisemnie do Archiwum Państwowego w Gdańsku o przeprowadzenie kwerendy (poszukiwania informacji w zasobie akt).

 

Zlecenie poszukiwań

Osoby prywatne i instytucje mogą zwracać się pisemnie do Archiwum Państwowego w Gdańsku o przeprowadzenie kwerendy (poszukiwania informacji w zasobie akt). Pismo może zostać doręczone osobiście, pocztą tradycyjną, elektroniczną lub faksem.

 

Zasady wykonywania kwerend przez Archiwum:

  • w zależności od celu poszukiwań realizacja kwerend może wiązać się z opłatami za usługi archiwalne (poszukiwania i kopiowanie materiałów archiwalnych) – zob. cennik, lub z opłatami skarbowymi (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 Nr 225 poz. 1635 z późniejszymi zmianami)
  • w zależności od celu poszukiwań realizacja kwerend może wiązać się z opłatami za usługi archiwalne (poszukiwania i kopiowanie materiałów archiwalnych) – zob. cennik, lub z opłatami skarbowymi (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 Nr 225 poz. 1635 z późniejszymi zmianami)

Niezbędne elementy pisma kierowanego do Archiwum:

  • imię i nazwisko wnoszącego pismo lub nazwa instytucji
  • adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica i nr domu) wnoszącego pismo
  • określenie celu, do jakiego ma służyć wynik kwerendy (urzędowy lub prywatny)
  • określenie przedmiotu sprawy - czego lub kogo (imię, nazwisko i jego ewentualne zmiany, data i miejsce urodzenia) lub jakich dokumentów dotyczy kwerenda (metryka, świadectwo, umowa, decyzja, wpis itp.), określenie jej zakresu czasowego i terytorialnego, a także podanie zebranych wcześniej innych istotnych informacji dotyczących przedmiotu sprawy, które ułatwią przeprowadzenie kwerendy

W przypadku braku podstawowych danych prosimy o ich uzupełnienie – zob. wymogi określone w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.).

Przykłady najczęściej spotykanych rodzajów kwerend i informacje potrzebne do ich realizacji:

Kwerendy dotyczące losów osób i rodzin, w tym genealogiczne

W przypadku kwerend genealogicznych z akt metrykalnych konieczne jest przekazanie:

  • danych osób, których ma dotyczyć kwerenda: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, wyznanie, data i miejsce wydarzenia (urodzenia, ślubu lub zgonu) poszukiwanej osoby

W przypadku pozostałych kwerend dotyczących losów osób i rodzin konieczne jest przekazanie:

  • danych poszczególnych osób, których ma dotyczyć kwerenda (imię, nazwisko i jego zmiany, data i miejsce urodzenia)
  • zebranych do tej pory informacji o ich losach
  • określenie jakie fakty i z których lat mają zostać ustalone w ramach kwerendy

 

Kwerendy własnościowe - związane z posiadaniem prawa własności do nieruchomości

  • konieczne jest określenie celu prowadzonych poszukiwań oraz rodzaju poszukiwanej dokumentacji (np. decyzje urzędowe, akta spraw wywłaszczeniowych)
  • do wniosku dołączyć należy dokumenty wykazujące posiadany interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do prowadzonej sprawy
  • w przypadku kwerend realizowanych na zlecenie osób trzecich, przestawić należy oryginał lub uwierzytelnioną kopię pełnomocnictwa

 

Skuteczność kwerendy uzależniona jest od przedstawienia dokładnych danych odnoszących się do sprawy np.:

Informacje o nieruchomościach:

  • imię i nazwisko lub nazwa ówczesnego właściciela/właścicieli
  • usytuowanie i adres nieruchomości
  • nr działki
  • nr parceli
  • nr księgi wieczystej, w której nieruchomość została zapisana

W przypadku spraw administracyjno – sądowych wskazane jest podanie następujących danych:

  • przedmiot i rodzaj sprawy (w przypadku zmian własnościowych należy podać dodatkową informację na czyją rzecz nieruchomość została wywłaszczona lub przekazana)
  • nazwa sądu lub organu administracyjnego prowadzącego sprawę
  • sygnatura sądowa / urzędowa lub przynajmniej roczna data sprawy
  • strony uczestniczące w sprawie

 

Kwerendy przesiedleńcze – związane z przybyciem („repatriacją” / „ekspatriacją”) spoza obecnej granicy Rzeczypospolitej Polskiej na jej teren lub odwrotnie, głównie w związku ze staraniami o rekompensaty za mienie tzw. „zabużańskie” – pozostawione poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej

Do skutecznego poszukiwania takich dokumentów potrzebne są możliwie najdokładniejsze informacje:

  • imię, nazwisko i jego zmiany,  data i miejsce urodzenia osoby przesiedlonej
  • lokalizacja i rodzaj pozostawionych nieruchomości, kiedy i skąd bezpośrednio nastąpiło przesiedlenie do Polski
  • miejsce rejestracji przekroczenia granicy, kolejne miejsca pobytu w Polsce
  • ewentualnie inne dane, w zależności od szczegółowego zakresu kwerendy

 

 Kwerendy dotyczące represji z czasów wojny i okresu powojennego

Niezbędne informacje:

  • imię, nazwisko i jego zmiany, data i miejsce urodzenia osoby poddanej represjom
  • rodzaj, data lub okres oraz miejsce zdarzenia
  • określenie sprawców represji – instytucji, formacji lub osób

 

 Kwerendy dotyczące pracy w hufcach Powszechnej Organizacji „Służba Polsce” (związane najczęściej z uzyskaniem świadczeń socjalnych)

  • obok danych personalnych należy podać nr brygady PO „SP”, w której odbywana była służba, jej miejsce oraz przynajmniej datę roczną

 

Poszukiwania dokumentacji osobowo – płacowej pracowników

 

 

 

 

 

 

W tym serwisie wykorzystywane są pliki cookies. Stosujemy je w celach zapamiętywania ustawień i zbierania anonimowych danych dla celów statystycznych. Użytkownik ma możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej.