Załatwianie spraw

Osoby prywatne i instytucje mogą zwracać się pisemnie do Archiwum Państwowego w Gdańsku o przeprowadzenie kwerendy (poszukiwania informacji w zasobie akt).

Zlecenie poszukiwań

Osoby prywatne i instytucje mogą zwracać się pisemnie do Archiwum Państwowego w Gdańsku o przeprowadzenie kwerendy (poszukiwania informacji w zasobie akt). Pismo może zostać doręczone osobiście, pocztą tradycyjną, elektroniczną lub faksem.

Zasady wykonywania kwerend przez Archiwum:

w zależności od celu poszukiwań realizacja kwerend może wiązać się z opłatami za usługi archiwalne (poszukiwania i kopiowanie materiałów archiwalnych) – zob. cennik, lub z opłatami skarbowymi (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 Nr 225 poz. 1635 z późniejszymi zmianami)
w zależności od celu poszukiwań realizacja kwerend może wiązać się z opłatami za usługi archiwalne (poszukiwania i kopiowanie materiałów archiwalnych) – zob. cennik, lub z opłatami skarbowymi (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, Dz.U. 2006 Nr 225 poz. 1635 z późniejszymi zmianami)

Niezbędne elementy pisma kierowanego do Archiwum:

imię i nazwisko wnoszącego pismo lub nazwa instytucji
adres (kod pocztowy, miejscowość, ulica i nr domu) wnoszącego pismo
określenie celu, do jakiego ma służyć wynik kwerendy (urzędowy lub prywatny)
określenie przedmiotu sprawy - czego lub kogo (imię, nazwisko i jego ewentualne zmiany, data i miejsce urodzenia) lub jakich dokumentów dotyczy kwerenda (metryka, świadectwo, umowa, decyzja, wpis itp.), określenie jej zakresu czasowego i terytorialnego, a także podanie zebranych wcześniej innych istotnych informacji dotyczących przedmiotu sprawy, które ułatwią przeprowadzenie kwerendy

W przypadku braku podstawowych danych prosimy o ich uzupełnienie – zob. wymogi określone w art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.).

Przykłady najczęściej spotykanych rodzajów kwerend i informacje potrzebne do ich realizacji:

Kwerendy dotyczące losów osób i rodzin, w tym genealogiczne

W przypadku kwerend genealogicznych z akt metrykalnych konieczne jest przekazanie:

danych osób, których ma dotyczyć kwerenda: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, wyznanie, data i miejsce wydarzenia (urodzenia, ślubu lub zgonu) poszukiwanej osoby

W przypadku pozostałych kwerend dotyczących losów osób i rodzin konieczne jest przekazanie:

danych poszczególnych osób, których ma dotyczyć kwerenda (imię, nazwisko i jego zmiany, data i miejsce urodzenia)
zebranych do tej pory informacji o ich losach
określenie jakie fakty i z których lat mają zostać ustalone w ramach kwerendy

Kwerendy własnościowe - związane z posiadaniem prawa własności do nieruchomości

konieczne jest określenie celu prowadzonych poszukiwań oraz rodzaju poszukiwanej dokumentacji (np. decyzje urzędowe, akta spraw wywłaszczeniowych)
do wniosku dołączyć należy dokumenty wykazujące posiadany interes lub obowiązek prawny w odniesieniu do prowadzonej sprawy
w przypadku kwerend realizowanych na zlecenie osób trzecich, przestawić należy oryginał lub uwierzytelnioną kopię pełnomocnictwa

Skuteczność kwerendy uzależniona jest od przedstawienia dokładnych danych odnoszących się do sprawy np.:

Informacje o nieruchomościach:

imię i nazwisko lub nazwa ówczesnego właściciela/właścicieli
usytuowanie i adres nieruchomości
nr działki
nr parceli
nr księgi wieczystej, w której nieruchomość została zapisana

W przypadku spraw administracyjno – sądowych wskazane jest podanie następujących danych:

przedmiot i rodzaj sprawy (w przypadku zmian własnościowych należy podać dodatkową informację na czyją rzecz nieruchomość została wywłaszczona lub przekazana)
nazwa sądu lub organu administracyjnego prowadzącego sprawę
sygnatura sądowa / urzędowa lub przynajmniej roczna data sprawy
strony uczestniczące w sprawie

Kwerendy przesiedleńcze – związane z przybyciem („repatriacją” / „ekspatriacją”) spoza obecnej granicy Rzeczypospolitej Polskiej na jej teren lub odwrotnie, głównie w związku ze staraniami o rekompensaty za mienie tzw. „zabużańskie” – pozostawione poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej

Do skutecznego poszukiwania takich dokumentów potrzebne są możliwie najdokładniejsze informacje:

imię, nazwisko i jego zmiany, data i miejsce urodzenia osoby przesiedlonej
lokalizacja i rodzaj pozostawionych nieruchomości, kiedy i skąd bezpośrednio nastąpiło przesiedlenie do Polski
miejsce rejestracji przekroczenia granicy, kolejne miejsca pobytu w Polsce
ewentualnie inne dane, w zależności od szczegółowego zakresu kwerendy

Kwerendy dotyczące represji z czasów wojny i okresu powojennego

Niezbędne informacje:

imię, nazwisko i jego zmiany, data i miejsce urodzenia osoby poddanej represjom
rodzaj, data lub okres oraz miejsce zdarzenia
określenie sprawców represji – instytucji, formacji lub osób

Kwerendy dotyczące pracy w hufcach Powszechnej Organizacji „Służba Polsce” (związane najczęściej z uzyskaniem świadczeń socjalnych)

obok danych personalnych należy podać nr brygady PO „SP”, w której odbywana była służba, jej miejsce oraz przynajmniej datę roczną